T.C.

YÜKSEK SEÇİM KURULU BAŞKANLIĞI

İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

Sayı : C.05.0.İMİ.0.73.010.06.02- 25/08/2006

Konu : Büro Genelgesi

GENELGE

2006/8

Yüksek Seçim Kurulu’nun 03.06.2006 tarih ve 2006/227 sayılı kararı ile kabul edilen “Seçim Büro Hizmetlerinin Yürütülmesine Dair Genelge” ekte gönderilmiştir.

Bilgi edinilmesini rica ederim.

Cengiz ERDOĞAN

Yüksek Seçim Kurulu Başkanı

EK:Karar

DAĞITIM

-İl Seçim Kurulu Başkanlıklarına

-İlçe Seçim Kurulu Başkanlıklarına

T.C.

YÜKSEK SEÇİM KURULU

Karar No : 227

İtiraz No :

- K A R A R -

Başkanlık Makamınca Kurulumuza sunulan 13/05/2006 tarihli yazıda; 24/12/2005 günlü Resmi Gazetenin 26033 sayılı nüshasında yayımlanarak yürürlüğe konulan, Hakimler ve Savcılar Kanunu ile Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair 5435 sayılı Kanunun 46 ncı maddesi ile, 298 sayılı Seçimlerin Temel Hükümleri ve Seçmen Kütükleri Hakkında Kanunun 30 uncu maddesine;

“Seçim büroları, seçim kurulu başkanları tarafından ve seçim iş ve işlemleri dışında Yüksek Seçim Kurulunun görüşü alınmak suretiyle Adalet Bakanlığınca çıkartılacak yönetmelikle belirlenecek usül ve esaslara göre adalet müfettişleri vasıtası ile denetlenir.

Seçim büroları, seçim kurulu başkanlarınca yılda en az bir defa denetlenir. Bu denetim, geçen bir yıllık işlemlere şamil olmak üzere her yıl ocak ayı içinde yapılır. Denetim sonucunda düzenlenecek raporların bir örneği seçim bürolarında saklanır, birer örneği de en geç o ayın sonuna kadar Yüksek Seçim Kurulu Başkanlığına gönderilir.”

Fıkralarının eklenmesinden sonra; seçim bürolarının, seçim kurulu başkanları tarafından ve adalet müfettişleri vasıtasıyla denetlenmesine esas olmak üzere, konuya ilişkin daha önceden Yüksek Seçim Kurulu Üyelerinden bir komisyon oluşturulmuş ve anılan komisyon çalışmasını tamamlayarak sonrasında, seçim bürolarının denetimi ile ilgili olarak bir rapor düzenleyip Yüksek Kurula sunmuş ve düzenlenen Öneri Raporu Kurulumuzca da uygun görülerek, seçim kurulu başkanlıklarınca yapılan harcamaları ihtiva eden Komisyon önerisi Yüksek Seçim Kurulu kararı haline getirilerek Yüksek Seçim Kurulunun 11/02/2006 tarih, 2006/52 sayılı kararı ile, Adalet Bakanlığı Teftiş Kurulu Yönetmeliğine eklenmesi kararlaştırılmış ve bu işlemden sonra, Adalet Bakanlığınca görevlendirilen müfettiş tarafından bu yönde bir ön çalışma başlatılmış ve seçim bürolarının denetiminin yukarıda belirtilen kanun hükmü çerçevesinde gerçekleştirilebilmesi için öncelikle;

1) Seçmen Kütük Bürolarının düzen ve tertibi ile çalışma şekillerinin,

2) Seçmen Kütük Bürolarında tutulması zorunlu olan veya gereken defterler ile bu defterlerin tutulma usullerinin,

3) Seçmen Kütük Bürolarının her türlü yapmış olduğu harcamalarına bağlı gelir-gider uygunluğunun,

4) Mevzuat takibi, demirbaş kaydı ve malzemeleri ile arşiv işlemlerinin,

5) Her kademedeki Seçmen Kütük Bürosu personelinin görev, yetki ve sorumluluklarının,

ve gerekli görülecek sair hususların yer alacağı Büro Genelgesi esaslarının belirlenmesi istenmiştir.

Adalet Bakanlığınca görevlendirilen Müfettiş tarafından düzenlenmiş olan ön çalışma notlarına istinaden de, söz konusu Büro Genelgesi esaslarının belirlenmesi için Makamın 24/04/2006 tarihli onayı ile İdari ve Mali İşler Daire Başkanı Kadir SAĞLAM, Mali İşler Şube Müdürü İfaket HARMAN, İdari İşler Şube Müdürü Harun ÖZKAN, Ayniyat Saymanı Orhangazi YALÇIN, Mamak İlçesi Seçmen Kütük Bürosu Müdürü Ömer GÜNEŞ ile Keçiören İlçesi Seçmen Kütük Bürosu Müdürü Mehmet AKTAN’dan oluşturulmuş olan komisyonca yapılan çalışma sonrası hazırlanan genelge taslağı üzerinde çalışma yapılması için Kurulumuzca bir komisyon oluşturularak, genelge taslağının incelenip, değerlendirilmesi ve gerekli görülecek düzeltmeler ile ilavelerin yapılmasından sonra taslağın genelge haline getirildikten sonra uygulamaya konulması istenilmiş ve sonuçta Komisyon çalışmasını tamamlamış olmakla, konu incelenerek;

GEREĞİ GÖRÜŞÜLÜP DÜŞÜNÜLDÜ:

Yüksek Seçim Kurulunun 13/05/2006 tarih ve 2006/185 sayılı kararı ile; Kurulumuz Başkanvekili Ahmet Hamdi ÜNLÜ’nün Başkanlığında, Üyeler Hasan ERBİL, Muammer AYDIN ve Cenker KARAOĞLU’ndan oluşturulan Komisyon çalışmasını tamamlayarak, çalışma sonrası düzenlenen “Seçim Büro Hizmetlerinin Yürütülmesine Dair Genelge” taslağı Kurulumuza sunulmuştur.

Bu amaçla, hazırlanan genelge taslağı ilgili birimlerin görüşleri de alınarak incelenmiş ve yürürlüğe konulması uygun bulunmuştur.

S O N U Ç:

Açıklanan nedenle;

1- Karar kapsamında olan, aşağıda metni yazılı “Seçim Büro Hizmetlerinin Yürütülmesine Dair Genelge”nin kabulüne,

2- Bu karar ve genelgenin Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe konulmasına,

3- Yeterli miktarda çoğaltılmak suretiyle tüm teşkilata ve merkez birimlerine gönderilmek üzere karar örneği ve eki genelgenin gereği için Kurulumuz İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına gönderilmesine,

03/06/2006 tarihinde oybirliği ile karar verildi.

Başkan Başkanvekili Üye Üye

Cengiz ERDOĞAN Ahmet Hamdi ÜNLÜ Kenan ATASOY Yılmaz DERME

Üye Üye Üye Üye

Hasan ERBİL Mehmet Rıza ÜNLÜÇAY Ahmet BAŞPINAR Muammer AYDIN

Üye Üye Üye

Atalay ÖZDEMİR Cenker KARAOĞLU Necati SÖZ

SEÇİM BÜRO HİZMETLERİNİN YÜRÜTÜLMESİNE

DAİR GENELGE

- 2006 -

SEÇİM BÜRO HİZMETLERİNİN YÜRÜTÜLMESİNE

DAİR GENELGE

BİRİNCİ KISIM

Genel Hükümler

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1 – (1) Bu genelge, seçim büro hizmetlerinin yürütülmesi usul ve esaslarını belirlemek amacıyla düzenlenmiştir.

Kapsam

MADDE 2 – (1) Bu genelge, seçim bürolarında yapılan çalışmalar, büro görevlilerince tutulacak defterler, harcama cetvelleri, karton dosyalar ile her kademedeki personelin görev, yetki ve sorumluluk alanlarını ve seçim büro iş ve işlemlerine ilişkin usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak

MADDE 3 – (1) Bu genelge, 298 sayılı Seçimlerin Temel Hükümleri ve Seçmen Kütükleri Hakkında Kanunun ilgili hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4 – (1) Bu genelgede geçen:

a) Seçim Bürosu; İl ve İlçe Seçim Bürolarını,

b) Seçim Kurulu Başkanları; İl ve İlçe Seçim Kurulu Başkanlarını,

c) Seçim Bürosu Personeli; Seçim Müdürü, Zabıt Kâtibi ve Yardımcı Personeli

(Hizmetli),

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Büro Hizmetlerinin Genel Esasları

Büro hizmetlerinin yürütülmesi

MADDE 5 – (1) Büro hizmetleri, ilgisine göre İl ve İlçe Seçim Kurulu Başkanının (hâkimin) denetimi altında, Seçim Müdürünün yönetiminde büroda görevlendirilen Zabıt Kâtipleri ve Yardımcı Personel tarafından yürütülür.

(2) Gerektiğinde Yüksek Seçim Kurulu Başkanı; İl ve İlçe Seçim Kurulu Başkanlarına, büro hizmetlerinin yürütülmesinin denetlenmesi için ayrıca görev verebilir.

İş bölümü

MADDE 6 – (1) Seçim Müdürü ilgisine göre İl veya İlçe Seçim Kurulu Başkanının (hâkimin) onayını alarak seçim bürosunda görevli Zabıt Kâtipleri arasında iş bölümü yapabilir. Büroda görevli Zabıt Kâtipleri iş durumuna göre birbirlerine yardım etmekle yükümlüdürler. İş ve işlemlerin zamanında bitirilememesinden ve görülememesinden büroda görevli Zabıt Kâtipleri ile birlikte Seçim Müdürü de sorumludur.

Yetiştirme görevi

MADDE 7 – (1) Seçim Müdürü, yönetimi altında bulunan Zabıt Kâtipleri ve diğer görevlilerin yetiştirilmelerinden sorumlu ve görevlidir.

İKİNCİ KISIM

Seçmen Kütük Bürosu Hizmetleri

BİRİNCİ BÖLÜM

Seçim Büroları

İl seçim bürosunda görevli personel

MADDE 8 – (1) İl Seçim Bürolarına tahsisli kadrolu personel bulunmadığından, bu büroların idari, mali, seçim iş ve işlemlerine ilişkin tüm işlerini yürütmek üzere, İl Seçim Kurulu Başkanı’nın teklifi ve Yüksek Seçim Kurulu Başkanı’nın uygun görüşü ile o yer Merkez İlçe Seçmen Kütük Bürosu kadrosunda bulunan bir Zabıt Kâtibi görevlendirilir. Ayrıca; İl Seçim Kurulu Başkanlığı’nın tahakkuk işlemleri, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa göre “Düzenleme” ve aynı zamanda “Gerçekleştirme Görevlisi” (Tahakkuk Memuru) olan merkez ilçe seçim müdürü tarafından yürütülür. Seçim Müdürünün bulunmadığı hallerde bu görev, büroda görevlendirilen Zabıt Kâtibi tarafından yürütülür. Birden fazla Merkez İlçe Seçmen Kütük Bürosunun bulunduğu illerde ise, yine İl Seçim Kurulu Başkanı’nın teklifi ve Yüksek Seçim Kurulu Başkanı’nın uygun görüşü üzerine, o ilde bulunan Merkez İlçe Seçim Müdürlerinden birisi “Düzenleme” ve aynı zamanda “Gerçekleştirme Görevlisi” (Tahakkuk Memuru) olarak hizmetin aksamaması koşulu ile aynı Seçim Bürosunda görevli Zabıt Kâtiplerinden birisi büro işlerini yürütmek üzere görevlendirilir.

(2) Ayrıca, gerekli hallerde İl Seçim Kurulu Başkanının teklifi ve Yüksek Seçim Kurulunun uygun görüşü ile veya resen Yüksek Seçim Kurulu Başkanlığınca il seçim bürosuna yapılan personel görevlendirilmesi değiştirilebilir.

İlçe seçim bürosunda yürütülen hizmetler (çalışmalar)

MADDE 9 – (1) İlçe Seçim Kurulu Başkanı’nın denetimi ve gözetimi ile talimatları doğrultusunda Seçim Müdürü veya Zabıt Kâtibinin yönetimi altında aşağıda yazılı hizmetler yerine getirilir.

a) Yüksek Seçim Kurulu Başkanlığı’nca gönderilen ödenekler ile yapılan harcamaları işlemek amacıyla her harcama kalemi için ayrı ayrı “Ödenek Durum Cetveli”nin tutulması,

b) Yüksek Seçim Kurulu Genelgelerine uygun olarak yapılan siyasi parti organ seçimi, telefon, faks vb. ödemelerin süresi içinde Yüksek Seçim Kurulu Başkanlığı’na iletilmesi,

c) Sayıştay denetimine tabi olmayan Sendika, Oda, Borsa ve Baro gibi Mesleki Kuruluşların organ seçimleri için Yüksek Seçim Kurulu Başkanlığı tarafından gönderilen genelgeler doğrultusunda Seçim Kurulu Başkanı (hâkim) tarafından tahakkuk ettirilen ödemeler için “Meslek Kuruluşları Organ Seçimi Gelir ve Gider Cetveli”nin tutulması,

ç) Seçim gideri harcama kaleminden yapılan tüm harcamalar ile siyasi parti ve yargı gözetimi altında gerçekleştirilen meslek kuruluşları organ seçimlerine ilişkin her türlü ödeme evrakının denetim dönemine kadar muhafaza edilmesi ve denetim sonrası mali konularda öngörülen süre sonuna kadar arşivde saklanması,

d) Arşiv hizmetlerinin Başbakanlık Devlet Arşivleri Yönetmeliği’ne uygun olarak yürütülmesi,

e) Sendikaya üye olan personelin kayıtlarının tutulması,

f) Uygulama yazılımlarının kullanılması,

g) Gelen evraka ve tutanağa bağlanacak müracaatlara geliş tarihini, saatini ve sayıyı ihtiva eden kaşenin basılması,

(2) Bunlara ilaveten, görevlendirme ile oluşturulan il seçim bürosunda; İl Seçim Kurulu Başkanı’nın denetimi ve gözetimi ile talimatları doğrultusunda büroda görevlendirilen Seçim Müdürü veya Zabıt Kâtibinin yönetimi altında aşağıda yazılı hizmetler yerine getirilir.

a) İl Seçim Kurulu Başkanlığı’na bağlı ilçelerde görevli Seçim Müdürü, Zabıt Kâtibi ve Yardımcı Personelin özlük ve sicil dosyalarının tutulması ve düzenli bir şekilde korunması,

b) İl Seçim Kurulu Başkanlığı’na bağlı ilçelerde görev yapan Seçim Müdürü, Zabıt Kâtibi ve Yardımcı Personelin atama, terfi, izin ve sicil kayıtlarının sicil karnelerine işlenmesi ve terfi kararlarının Yüksek Seçim Kurulu Başkanlığına ve ilgili İlçe Seçim Kurulu Başkanlıklarına gönderilmesi,

c) Öğrenim değişikliği nedeniyle intibakı yapılacak veya derece yükselmesi yapacak olan personelin Yüksek Seçim Kurulu Başkanlığı’na bildirilmesi,

ç) Yasal emeklilik süresini dolduran personellerin emeklilikle ilgili işlemli evrakının hazırlanıp Yüksek Seçim Kurulu Başkanlığı’na iletilmesi,

d) Adli ve idari soruşturma geçiren personelin izlenmesi,

e) Son altı (6) yıla ait sicil notlarının takibinin yapılarak, 90 ve üzeri puan alan personelin kademe ilerlemesinin yapılmasının İl Seçim Kurulu Başkanlığına, derece ilerlemesinin yapılması için Yüksek Seçim Kurulu Başkanlığına bildirilmesi,

f) Birinci ve İkinci Sicil Amirlerinin vermiş oldukları sicil notları ortalamaları arasındaki farkın 10 puanı aşması halinde, sicillerin üçüncü sicil amirine gönderilmesinin sağlanması,

g) Olumsuz sicil alan personelin Yüksek Seçim Kurulu Başkanlığına bildirilmesi,

İlçe seçim bürosunda görevli personel

MADDE 10 – (1) İlçe Seçim Bürosunda bir Seçim Müdürü ile seçmen sayısına göre Yüksek Seçim Kurulu Başkanlığı’nca kadro tahsis edilip ataması yapılan yeteri kadar Zabıt Kâtibi ve bir Yardımcı Personel bulunur.

İKİNCİ BÖLÜM

Seçim Bürosu Personelinin

Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Seçim müdürünün görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 11 – (1) Seçim müdürünün görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır.

a) 298 sayılı Seçimlerin Temel Hükümleri ve Seçmen Kütükleri Hakkında Kanun ile ilgili mevzuata bağlı kalarak Yüksek Seçim Kurulu Başkanlığı’nca yayımlanan genelgelerde belirtilen görevlerin yerine getirilmesine yardımcı olmak,

b) Seçim bürosunun mali ve idari hizmetleri ile seçim iş ve işlemlerinin aksatılmadan yürütülmesini sağlamak,

c) Seçim bürosunun denetimi sonrasında hazırlanan “Denetim Raporu”nun bir örneğini öngörülen süre içerisinde Yüksek Seçim Kurulu Başkanlığı’na iletilmesini sağlamak,

ç) Seçim bürosunda görevli Zabıt Kâtibi ve Yardımcı Personelin sicil raporlarını I. sicil amiri sıfatıyla doldurmak, kendisine ait sicil raporunun I. sicil amiri sütunu ile Zabıt Kâtibi ve Yardımcı Personele ait sicil raporlarının II. sicil amiri sütununu İlçe Seçim Kurulu Başkanı’na süresinde doldurtup İl Seçim Kurulu Başkanlığı’na iletmek,

d) Seçim bürosunda görev yapan Zabıt Kâtibi ile Yardımcı Personelin çalışma sürelerine uymalarını sağlamak ve Devlet Memurları Kılık Kıyafet Yönetmeliği’ne uygun giyinmelerini denetlemek,

e) Seçim bürosunda görevli Zabıt Kâtiplerinin genel mevzuat ve mesleki konularda eğitilmelerini sağlamak ve yardımcı olmak,

f) Seçim Kurulu Başkanlığı adına gelen her türlü resmi belgeyi açmadan Seçim Kurulu Başkanına götürüp havalesini yaptırmak ve yazı gereğini yerine getirmek,

g) Yazışmaların, resmi yazışma kuralları yönetmeliği, standart dosya planı ve kod sistemine göre yürütülmesini sağlamak,

ğ) Ayniyat Talimatnamesi ve Yüksek Seçim Kurulu Başkanlığı’nın 01/12/1989 tarihli ve 15 sayılı Genelgesi gereğince, Devlet malının korunması ve kollanmasını sağlayıp, yıl sonunda hesaplarını düzenleyip Merkez Ayniyat Saymanına göndermek üzere Ayniyat Mutemetliği görevini yürütmek,

h) Muayene ve ayniyat komisyonlarına başkanlık etmek,

ı) Ayniyat Talimatnamesi’nin 4 üncü maddesi gereği numaralamaya elverişli demirbaşların numaralandırılması (mühürler hariç) ve aynı Talimatnamenin 15 inci maddesi gereğince bu malzemeleri gösterir listenin büronun görülebilir yerine asılmasını sağlamak,

i) Her yıl sonunda demirbaş sayımını yaparak, Ayniyat İdare Hesabı Cetvellerini (Ayniyat Sayım Cetveli) usulüne ve merkezden gönderilecek genelge doğrultusunda düzenleyerek Yüksek Seçim Kurulu Başkanlığı’na göndermek,

j) Kendisi ve Zabıt Kâtipleri ile Yardımcı Personelin izin taleplerini Seçim Kurulu Başkanının onayına sunmak,

k) Büro personelinden birinin ayrılması halinde devir ve teslim işlerinin ilgili hükümlere göre yapılmasını sağlamak,

l) Adliye dışında hizmet veren Seçim Büroları için özel kanun ve yönetmeliklere göre sivil savunma önlemlerini, yangın, sabotaj ve hırsızlığa karşı koruma ve korunma tedbirlerini almak ve bunlarla ilgili iş ve işlemleri yürütmek,

m) İzin vb. nedenlerle görevinden ayrılması durumunda Zabıt Kâtiplerinden birinin yerine bakması için onay yazısını Seçim Kurulu Başkanının onayına sunmak,

n) Seçim bürosunda bulunan defterlerin ve kartonların usulünce tutulmasını ve korunmasını sağlamak,

o) Gerektiği durumlarda seçim personeli arasında görev ve iş bölümü yapmak,

ö) Seçim Kurulu Başkanlığı’nın tahakkuk işlemlerini yürütmek ve ilgili ödeme belgelerini imzalamak,

p) Zabıt Kâtiplerinden birisinin büronun mutemetlik iş ve işlemlerini yürütmek üzere görevlendirilmesi için onay yazısını Seçim Kurulu Başkanının onayına sunmak,

r) Büroda görevli Zabıt Kâtibinin bulunmaması halinde mutemetlik görevini yürütmek,

s) Seçim Kurulu Başkanı tarafından verilen diğer görevleri yapmak,

ş) Çalışma saatlerine uymak,

t) Kılık ve Kıyafet Yönetmeliğine uygun giyinmek,

u) Seçim Müdürü; görevli bulunduğu seçim bürosundaki iş ve işlemler ile yürütülen hizmetlerden dolayı İlçe ve İl Seçim Kurulu Başkanları ile Yüksek Seçim Kurulu Başkanına karşı doğrudan sorumludur.

Zabıt kâtibinin görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 12 – (1) Zabıt katibinin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır.

a) Resmi yazışma kuralları yönetmeliği, standart dosya planı ve kod sistemine göre yazışmaları bilgisayar ile doğru ve düzgün olarak yazmak,

b) Seçim Kurulu Başkanlığı’nın görev alanına giren konular için dosya açmak ve dosyalara görünür şekilde kod etiketlerini yapıştırmak,

c) Seçim bürosunda yapılan yazışma ve diğer işlemlere ilişkin kayıtları ilgili deftere zamanında yapmak, ayrıca defter ve cetvelleri silinti ve kazıntı yapmadan usulüne uygun tutmak ve korumak,

ç) İmzalanmış evrakın postalama işlemlerini yapmak,

d) Gelen ve giden evrakı işlem yaptıktan sonra standart dosya planına göre dosyalamak,

e) Gizlilik derecesi taşıyan yazıları dosyasında korumak ve bu dosyaları Seçim Kurulu Başkanı ile Seçim Müdürü dışında kimseye göstermemek,

f) Seçim Müdürünün izinli, raporlu veya geçici olarak başka yerde görevli olduğu durumlarda Seçim Kurulu Başkanı’nın onayı ile yerine vekâlet etmek,

g) Çalışma saatlerine uymak,

ğ) Kılık ve Kıyafet Yönetmeliği’ne uygun giyinmek,

h) Seçim bürosunda bulunan demirbaş eşya ve kitaplar üzerine demirbaş numaralarını içeren etiketleri yapıştırmak ve bunların listelerini hazırlayıp görünür biçimde asmak,

ı) Seçim Kurulu Başkanı ve Seçim Müdürü tarafından verilecek diğer işleri yapmak,

i) Zabıt Kâtibi; görevlerinden dolayı Seçim Müdürü ile İl ve İlçe Seçim Kurulu Başkanlarına ve Yüksek Seçim Kurulu Başkanı’na karşı sorumludur.

Mutemedin görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 13 – (1) Mutemedin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır.

a) Seçim bürosu personeline ait maaş ve ücret bordrolarını hazırlamak,

b) İlgili saymanlıktan bordro kapsamını, aylık ve ücretleri zamanında alarak hak sahiplerinin banka hesaplarına aktarılmasını ve ödemelerin banka kanalıyla yapılmasını sağlamak,

c) Seçim bürosunda geçici olarak çalıştırılan görevlilerin ücret bordrolarını hazırlamak ve ücretlerini banka kanalıyla ödemek,

ç) Geçmiş yıllara ait aylık ve ücret bordrolarını saklamak,

d) Mutemet sıfatıyla kendisine verilen avansların Seçim Kurulu Başkanından alacağı talimatlara, kanun ve genelgelere uygun olarak sarf işlemlerini zamanında yaparak avans hesabını kapatmak,

e) Harcama belgelerini, kanun ve genelgelere uygun olarak hazırlamak ve bunlara ait belgeleri dosya halinde saklamak,

f) Yüksek Seçim Kurulu Başkanlığı’nca gönderilen ödenekler ile yapılan harcamaları ve özel kanunlar gereği ilgili meslek kuruluşlarınca yapılan ödemelere ilişkin harcamaları işlemek amacıyla “Ödenek Durum Cetveli”ne gerekli kayıtları işlemek ve ilgili dosyaya takmak,

g) Seçim Kurulu Başkanlığı adına gönderilen ve yıl sonu itibariyle artan ödeneğe ilişkin “Ödenek Durum Cetveli”ni ilgili saymanlıktan alarak dosyasına takmak,

ğ) Seçim Kurulu Başkanı tarafından verilen diğer işleri yapmak,

h) Mutemet; görevlerinden dolayı Seçim Kurulu Başkanına karşı sorumludur.

Yardımcı personelin görev ve sorumlulukları

MADDE 14 – (1) Yardımcı personelin görev ve sorumlulukları şunlardır.

a) Seçim bürosu ile depo ve diğer eklentileri temizlemek, bunları yaparken büroda yapılan hizmeti aksatmamak,

b) Seçim Kurulu Başkanı, Seçim Müdürü ve Zabıt Kâtiplerinin, seçim bürosunun iç düzeni ile ilgili verdikleri emirleri ve kendisine verilen diğer görevleri yerine getirmek,

c) Çalışma saatlerine uymak,

ç) Kılık ve Kıyafet Yönetmeliği’ne uygun giyinmek,

d) Yetkili amirin izni olmadan hiçbir demirbaş malzemeyi büronun dışına çıkarmamak,

e) Seçim bürosunun kapı ve pencerelerinin kapalı olup olmadığını, içeride yanıcı cisimler bulunup bulunmadığını kontrol ederek, elektrik ve su musluklarını kapattıktan ve diğer çalışanlardan sonra görev yerinden ayrılmak,

f) Yangın ve diğer afetlere karşı Seçim Müdürü veya Zabıt Kâtibi tarafından verilen görevleri yapmak,

g) Temizlik malzemelerinin en iyi şekilde kullanılmasını sağlayarak bunları korumak,

ğ) Seçim bürosunda bulunan ve kendi görevi ile ilgili eşyanın bozuk olanlarının onarılması için Seçim Müdürüne veya Zabıt Kâtibine bilgi vermek,

h) Yardımcı Personel; görevlerinden dolayı Seçim Kurulu Başkanı ile Seçim Müdürü ve Zabıt Kâtiplerine karşı sorumludur.

ÜÇÜNCÜ KISIM

Seçim Bürolarında Tutulacak Defterler ve Kartonlar

BİRİNCİ BÖLÜM

Defterler

Tutulacak defterler

MADDE 15 – (1) Seçim bürosunda aşağıda yazılı defterlerin tutulması zorunludur.

a) Gelen ve Giden Evrak Kayıt Defteri (Muhabere Defteri),

b) Demirbaş Eşya Esas Defteri,

c) Kitaplık Defteri,

ç) Resmi Posta Pullarına Mahsus Defter,

d) Zimmet Defteri

e) Hasta Sevk Kâğıtları Kayıt Defteri (İl seçim bürosunda tutulmayacak),

f) İtiraz Kayıt Defteri,

(2) Adli teşkilatı kapatılan ve adli teşkilatı kurulmayan İlçeler için de mevcut İlçelerde tutulan defterlerin (Hasta Sevk Kâğıtları Kayıt Defteri hariç) tutulması zorunludur.

İKİNCİ BÖLÜM

Defterlerin Tahsis Amacı ve Kullanış Şekli

Gelen ve giden evrak kayıt defteri (Muhabere Defteri)

MADDE 16 – (1) Seçim bürosuna gelen her türlü resmi evrakın kaydının yapıldığı ve evrak üzerinde yapılan işlem sonrası ilgili kişi ve kuruluşlara evrakın gönderilmesine ilişkin kayıtları kapsayan defterdir.

Demirbaş eşya esas defteri

MADDE 17 – (1) Seçim bürosunda mevcut olan ve demirbaş niteliği taşıyan tüm malzemelerin kayıtlarını kapsayan defterdir.

Kitaplık defteri

MADDE 18 – (1) Yüksek Seçim Kurulu Başkanlığı ile diğer Kurum ve Kuruluşlarca gönderilen kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer kitap ve dergilerin işlendiği defterdir.

Resmi posta pullarına mahsus defter

MADDE 19 – (1) Seçim bürosunda posta işlemlerinde kullanılan pul alımlarının ve sonrası yapılan sarf miktarlarının sıralı bir şekilde kayıtlarını kapsayan defterdir.

Zimmet defteri

MADDE 20 – (1) Seçim Kurulu Başkanlıklarından muhtelif mercilere gönderilen evrakın kaydedildiği defterdir.

(2) Zimmet defteri; sıra numarası, evrak numarası, gönderildiği daire, alındığı tarih, evrakı alanın adı ve soyadı, imzası sütunlarını içerir.

Hasta sevk kağıtları kayıt defteri

MADDE 21 – (1) Seçim bürosunda çalışanlar ile bakmakla yükümlü aile fertlerine ait hasta sevk kağıtlarının kurum içerisinde kayıt altına alınmasını kapsayan defterdir.

(2) İl seçim bürolarında kadrolu personel olmadığından, bu defter il seçim bürolarında tutulmaz.

İtiraz kayıt defteri

MADDE 22 – (1) Seçim iş ve işlemlerine ilişkin itiraz ve şikayet dilekçelerinin kayıt edildiği defterdir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Defterlerle İlgili Diğer Hükümler

Defterin numaralandırılması

MADDE 23 – (1) Defterlere sayfa numarası konur ve her sayfaya Seçim Kurulu Başkanlığı mührü basılır. Defterlerin başına ve sonuna kaç sayfa olduğu yazılır ve Seçim Kurulu Başkanlığı mührü ile mühürlenerek ilgisine göre İl veya İlçe Seçim Kurulu Başkanı tarafından imzalanarak onaylanır.

Defterin düzeni

MADDE 24 – (1) Seçim bürosunda bulunan defterler temiz, düzgün ve düzenli bir şekilde tutularak saklanır. Belirtilen hususların yerine getirilmesinden asıl görevli Zabıt Kâtibi ile birlikte Seçim Müdürü sorumludur.

(2) Defterlerde silinti ve kazıntı yapılamaz. Yanlışlık yapılırsa düzeltilmesi gereken yazıların üstüne okunmasına engel olmayacak şekilde ince bir çizgi çizilip, defterin kenarına gerekli düzeltme yapıldıktan sonra ilgisine göre il ve ilçe seçim kurulu başkanı tarafından onaylanır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Kartonlar

Tutulacak kartonlar

MADDE 25 – (1) Seçim bürolarında aşağıda gösterilen kartonların tutulması zorunludur:

a) Posta Gönderileri Kartonu,

b) Seçilme Koşulunu Kaybeden Kişilere Ait Karton,

c) Seçme Koşulunu Kaybeden Kişilere Ait Karton,

ç) Karar Kartonu,

d) Denetim Kartonu,

e) Diğer Kartonlar,

BEŞİNCİ BÖLÜM

Kartonların Tahsis Amacı ve Kullanış Şekli

Posta gönderileri kartonu

MADDE 26 – (1) PTT görevlisi tarafından imza ve mühür ile teslim alınan tebligat ve posta evrakına ait sevk irsaliyelerinin bir nüshası ile ödeme talimatının ve aylık posta gideri cetvelinin bir suretinin saklandığı kartondur.

Seçilme koşulunu kaybeden kişilere ait karton

MADDE 27 – (1) Adaylık dönemlerinde ve seçim sonrasında kanunun öngördüğü seçilme yeterliliğini kaybedenlerin ad, soyad, bağlı olduğu siyasi parti, seçim çevresi, seçim türünü ve seçilme koşulunun yitirilmesi sebebi ile verilen karar tarih ve sayısını kapsayan bilgilerin kayıt altına alındığı kartondur.

Seçme koşulunu kaybeden kişilere ait karton

MADDE 28 – (1) Seçimlerde oy kullanma yeterliğini kaybeden, diğer bir ifadeyle seçmen olamayanların kayıt altına alındığı kartondur.

(2) Bu kartonda; seçme koşulunu kaybeden kişinin adı, soyadı, seçmen kütüğüne kayıtlı olduğu sandık numarası, seçim çevresi, T.C. Kimlik Numarası ve seçme koşulunun yitirilme sebebi ve dayanak bilgileri yer alır.

Karar kartonu

MADDE 29 – (1) İtiraz veya şikâyet sonrasında verilen kararların bir örneğinin tarih ve numara sırasına göre saklandığı kartondur. Bu kartona konulacak karar örneklerinde seçim kurulu başkanı ve üyelerin imzaları ile seçim kurulu mührünün bulunması zorunludur.

Denetim kartonu

MADDE 30 – (1) Denetim sonuçlarının saklandığı kartondur.

Diğer kartonlar

MADDE 31 – (1) Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün standart dosya planı gereğince konularına göre gerektiğinde tutulacak kartonlardır.

ALTINCI BÖLÜM

Çeşitli Hükümler

Gelen evrakın havalesi

MADDE 32 – (1) Seçim Kurulu Başkanlığına gelen evrak, seçim kurulu başkanı (hâkim) tarafından havale edildikten sonra gerekli işleme tâbi tutulur.

Yazıların gönderilmesi

MADDE 33 – (1) Bir konunun sorulması için yazılan yazılar ile bir yazıya verilen (yanıt) cevap yazıları zimmet defterine kaydedilip yardımcı personel veya posta ile gönderilir. Seçim Kurulu Başkanının (hâkimin) izni olmadıkça bu yazılar elden verilemez.

(2) İlgilinin isteği üzerine yazının gönderiliş tarih ve numarası kendisine verilebilir.

(3) Seçim kurulu başkanı hâkim tarafından elden verilmesine izin verilen yazı, zimmet defterine kaydedilip ilgilinin imzası alındıktan sonra kendisine verilir ve yazı örneğine işaret olunur.

Dosyaların inceleme usulü

MADDE 34 – (1) Avukat veya Avukat stajyeri vekâletname ibraz ederek dilekçe ile başvurmaları hâlinde gizlilik arz etmeyen seçim evrakını inceleyebilir ve istek halinde belge örneği verilebilir.

(2) Adalet Müfettişleri denetime konu dosyaları denetim süresince inceleyebilirler.

(3) Yukarıda belirtilenler dışında, seçim kurulu başkanının (hâkimin) izni olmadan seçim belge ve kayıtları kimseye gösterilmez ve verilemez.

YEDİNCİ BÖLÜM

Seçim Bürolarının Denetimi

Seçim kurulu başkanları’nca yapılacak denetim

MADDE 35 – (1) Seçim Kurulu Başkanlarınca seçim bürolarının denetimi, 5435 sayılı Kanunun 46 ncı maddesi ile değiştirilen 298 sayılı Kanunun 30 uncu maddesi gereğince, son bir yıla ait hizmetlerin yürütülmesi konularında;

a) İl Seçim Bürosunun denetimi İl Seçim Kurulu Başkanı tarafından,

b) İlçe Seçim Bürosunun denetimi İlçe Seçim Kurulu Başkanı tarafından yapılır.

c) Birden fazla İlçe Seçim Kurulu Başkanlığı’nın olduğu ilçelerde, İlçe Seçim Kurulu Başkanlarınca seçim bürosunun denetimi birlikte yapılarak ortak denetim raporu düzenlenir. Aynı İlçede görevli Seçim Kurulu Başkanlarının herhangi bir nedenle görevde bulunmaması halinde büro denetimi, diğer İlçe Seçim Kurulu Başkanı veya Başkanları tarafından yerine getirilir.

ç) Seçim kurullarının oluşum döneminde; büroların denetimi görev süresi biten Seçim Kurulu Başkanı tarafından yapılabileceği gibi, yeni oluşumda görev alan Seçim Kurulu Başkanı tarafından da yapılabilir.

d) İl ve İlçe Seçim Kurulu Başkanlarınca yapılacak denetimler her yıl Ocak ayı içerisinde yapılır. Denetim raporunun bir örneği yine en geç Ocak ayı sonunda Yüksek Seçim Kurulu Başkanlığına gönderilir.

Adalet müfettişlerince yapılacak denetim

MADDE 36 – (1) Adalet Müfettişlerince Seçim Bürolarının denetimi, 5435 sayılı Kanunun 46 ncı maddesi ile değiştirilen 298 sayılı Kanunun 30 uncu maddesi gereğince, seçim iş ve işlemleri dışında, son iki yıla ait mali ve büro hizmetlerinin yürütülmesi konularında yapılır.

(2) Milletvekili ve Mahalli İdareler Genel Seçimleri ile Genel Halkoylamasına ilişkin “Seçim Takvimi”nin denetim dönemine rastlaması halinde; seçim iş ve işlemlerinin günlü olması ve iş yoğunluğu nedeniyle Adalet Müfettişlerince yapılacak olan seçim bürolarının denetimi seçim sonrasına bırakılır.

Görevlendirme

MADDE 37 – (1) Seçim Bürosunda görevli Seçim Müdürü ve Zabıt Kâtibinin bulunmaması halinde İlçe Seçim Kurulu Başkanı (hâkim) tarafından adalet hizmetlerinde görevli bir çalışan, geçici olarak görevlendirilmek suretiyle büro hizmetleri yürütülür.

(2) 298 sayılı Kanunun 31 inci maddesi gereği dışarıdan geçici olarak çalıştırılan sosyal güvenliğe sahip (657 sayılı Kanuna veya Sosyal Sigortalar Kanununa tabi) personel, talimatlarla kendilerine verilen görevleri yapmakta yükümlüdür. Geçici personel, ilgili Seçim Kurulu Başkanı ile Seçim Müdürü ve Zabıt Kâtiplerine karşı sorumludur.

(3) Seçim personeli, seçim dönemlerinde o yerdeki adalet hizmetlerinde geçici olarak görevlendirilemez. Seçim dönemi dışında adalet hizmetlerinde geçici olarak görevlendirilmeleri halinde ise, Seçim Müdürü ve Zabıt Kâtibine ancak unvanlarına eşdeğer bir görev verilir.

DÖRDÜNCÜ KISIM

Son Hükümler

BİRİNCİ BÖLÜM

Defterlerle basılı evrakın temini

MADDE 38 – (1) Seçim bürolarında, Yüksek Seçim Kurulunca bastırılan defter ve basılı evrak kullanılır.

(2) Değişiklikleri kapsayan defter ve basılı evrak örneklerinin yenileri bastırılıncaya kadar elde bulunan mevcutların bu genelgedeki değişikliklere göre kullanılmasına devam olunur.

Genelge hükümlerinin uygulanması

MADDE 39 – (1) Bu genelge hükümlerinin yerine getirilmesini ilgisine göre il ve ilçe seçim kurulu başkanları sağlar.

İKİNCİ BÖLÜM

Yürürlük ve Yürütme

Yürürlük

MADDE 40 – (1) Bu genelge yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 41 – (1) Bu genelge hükümlerini Yüksek Seçim Kurulu Başkanı yürütür.