T.C.

YÜKSEK SEÇİM KURULU BAŞKANLIĞI

 

 

Sayı  : C.05.0.İMİ.0.88-010.06.02-                                                                                                                                                                          ../03/2006

Konu: Resmi Yazışma Kuralları ve Dosyalama Planı

 

 

GENELGE

            2006/4

             

            Kamu  Kurum ve kuruluşları ile kurumumuz merkez ve taşra teşkilatı arasında yapılacak yazışmalarda kullanılan belgelerin kayıt, dosyalama ve arşivleme süreçlerinde standart sağlamak gerekmektedir. Evrak, yazışma, dosyalama ve arşiv işlemleri birbiri ile irtibatlı olup, parçalardan birindeki eksiklik veya ihmal, bütünü etkileyecektir. Sistemin parçalarından her birine tüm aşamalarda gerekli özenin gösterilmesinde zorunluluk vardır.Bu nedenle ekli CD içinde yer alan mevzuat ve koşullara teşkilatımızın her kademesindeki personelinin sistemin aksamadan işlemesi bakımından riayet etmesi gerekmektedir.

            Buna ilişkin, Resmi Gazetenin 25/03/2005 tarih ve 25766 sayılı nüshasında yayımlanan “Standart Dosya Planı” konulu 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ve Resmi Gazetenin 02/12/2004 tarih ve 25658 sayılı nüshasında yayımlanan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” ile 13/08/1991 tarihli, 1991/17 sayılı “Kamu Kurum ve Kuruluşları Kod Sistemi” konulu Başbakanlık Genelgesi yanında, Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün “Ortak Alanlara İlişkin Dosya Planı” ve “Ana Hizmet Birimlerine ilişkin Dosya Planı”; gönderilen CD içerisinde ve ayrı ayrı dosyalar halinde yer almaktadır.

            Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik çerçevesinde oluşturulan ve devamlı kullanılan tüm konulara yer verilmek suretiyle düzenlenen yazı Şablonları ve hazırlanan Örnek Yazışma Şablonlarına CD içerisinde ayrı bir bölümde yer verilmiştir. Tüm yazışmalarda öncelikle söz konusu Yönetmelik hükümlerine harfiyen uyulması gerekmektedir. Kolaylık ve pratiklik sağlayacağı düşünüldüğünden örnek şablonlara da dikkat edilmesinde yarar vardır.

            Yönetmelik ve Örnek Yazı Şablonu resmi yazıyı imzalayacak makam sahibinin seçim kurulu başkanı olacağını belirlemiştir. Yüksek Seçim Kurulu ve diğer resmi kurumlarla yapılacak olan tüm resmi yazışmaların sadece seçim kurulu başkanlarının imzalarını taşıması gerekmektedir. Resmi yazışmalarda bu kurala uyulacak ve seçim kurulu başkanının imzalayacağı yazılarda seçim personelinin (Seçim Müdürü – Seçim Zabıt Katibi – Seçim Hizmetlisi) isimlerine ve imzalarına kesinlikle yer verilmeyecektir. Kurumumuz ve diğer kurumlarla irtibat kurulabilecek personelin belirlenmesinde, Başkanlığımızın 17/01/2006 tarihli, 2006/1 sayılı Genel Yazısının 4. maddesinde belirtilen uygulamaya ve CD içerisinde yer alan Örnek Yazı Şablonuna göre hareket edilecektir. 

            1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesiyle evrak, dosya ve arşiv işlemlerinin uygulama esasları bakımından standartları belirlenmiştir.

            Belirlenen bu standartlardan ilki, evrak havale ve takiplerinde, otomasyon tekniklerine de uygun ortak kodlama standardının sağlanması amacıyla (14) hanelik kod formatı oluşturulmuştur.

            Kurumumuzca bu doğrultuda tüm merkez ve taşra teşkilatımızın hizmet birimleri kodlanmıştır. Kodlamada; harf ve rakam bileşkeleri kullanılmış olup, yazının hazırlandığı kurumu alt birime kadar tanımlama amaçlanmıştır Söz konusu haberleşme kodu,   Resmi   Yazışmalarda   Uygulanacak  Esas  ve  Usuller  Hakkında  Yönetmelik’in  10  uncu maddesi gereği yazının sayı bölümünün ilk unsuru olarak kullanılmak zorundadır. CD içerisinde yer alan Örnek’ de  de görüleceği üzere; ana hizmet birimi adı altında ana konular ile ilgili tali konuların birbiri ile olan ilgileri dikkate alınarak hiyerarşik bir bütünlük içerisinde bir araya getirilmiş ve numaralandırılmıştır. Ana konular için üç haneli sayısal (Örnek: 140 Seçimler), alt konular için iki haneli sayısal (Örnek: 140.05 Seçimler – Plebisit) karakter kullanılmıştır.


T.C.

YÜKSEK SEÇİM KURULU BAŞKANLIĞI

 

 

Sayı  : C.05.0.İMİ.0.88-010.06.02-                                                                            

Konu:

 

ÖRNEK (1) - 

 Sayı: C.05.0.SKB.4.19.10 - 140.05-39

                                                                          A                      B     C

 

            A: Haberleşme Kodu

                                               C         = Yargı Organı Olduğumuzu belirten Kod (Alfabetik)

                                               05        = Kurum Kodu (Yüksek Seçim Kurulu)(Merkez ve

                                                              Taşra Teşkilatı aynı kodu kullanacak)

                                               0          = Kurum Dağılım Kodu (Merkez ve Taşra Teşkilatı aynı

                                                              kodu kullanacak)

                                               SKB    = Birim Kodu (Seçim Kurulu Başkanlığı)(İl ve İlçe

                                                              Seçim Kurulu Başkanlıkları aynı kodu kullanacak)

                                               4          = Taşra Teşkilatı (İl – İlçe Seçim Kurulu Başkanlıkları

                                                               aynı kodu kullanacak)

                                               19        = İl Trafik Kodu (Çorum)

                                               10        = İlçe Kodu (Sungurlu)

                                              

            B: Dosya Numarası

                                               140      = Seçimler

                                               05        = Plebisit (Halkoylaması – Referandum)

 

            C: Evrak Kayıt Numarası

 

                                               39        = Kurum ve Evrak Kayıt Numarası

 

            Belirlenen standartlardan ikincisi ise; resmi yazışmaların dosyalanmasında uyulacak kuralları içermektedir. Bunlardan bazıları şu şekilde sıralanabilir.

            - İşlem görülen tarih ne olursa olsun ihtiyaç duyulan herhangi bir belgenin kolaylıkla bulunması mümkün olacaktır.

            - Kurumun geçmişten bugüne faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belge birikimi kontrol altına alınacaktır.

- Bilgiye ulaşımın kolaylığı kurumun faaliyetlerini olumlu yönde etkileyecektir.

            - Bilgi Edinme Hakkı Kanunu doğrultusunda, vatandaşın bilgi ve belge talebi anında karşılanarak, demokrasinin vazgeçilmez ilkesi olan şeffaf  yönetim anlayışı sağlanacaktır.

- Kurum içi ve kurumlar arası evrak akışı ve bilgi alışverişinin düzenli ve hızlı bir şekilde  yapılmasını kolaylaştıracak ve verimliliği artıracaktır.

- Kurum içi ve kurumlar arası evrak ve iş takibi kolaylaşacaktır. Aranan belge veya bilgi, aynı numarayı taşıyan belgeler arasında daha kısa bir surede kolayca bulunabilecektir.

Bu açıklamalar çerçevesinde ihtiyaç duyuldukça açılacak dosyalara göre; Kurulumuz Merkezi ile Taşra Teşkilatında aynı konuyu kapsayan dosyalar, aynı sistem ve kodlarla açılmış olacak, böylelikle Seçim Kurulu Başkanlıkları arasında aynı konunun başka numaralar ve adlarla oluşması engellenecek, dolayısıyla gereksiz dosya açılması önlenmiş olacak ve birliktelik sağlanacaktır.

 

ÖRNEK (2) -

Haberleşme İşlemleri Ana dosya kodu (811) ile yapılması gerektiğinden, Yüksek Seçim Kurulu Başkanlığı Merkezi ile tüm Taşra Teşkilatlarımız da aynı ana dosya kodu kullanılacak ve bunun altında hazırlanan Dosya Planına göre 1. veya 2. alt konuları belirtilecektir.

            3473 sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin İmhası Hakkında Kanun” ayıklama ve imhasını, arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin tarifini yapmış, Kanun kapsamında yer alan kurum ve kuruluşlara getirilen yükümlülükleri saymış, ayıklama ve imha işlemlerinin kurum ve kuruluşlar bünyesinde kurulacak komisyonlar marifetiyle ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün denetiminde yapılacağını hükme bağlamıştır.

            Kurumumuz ana hizmet birimlerine yönelik “Arşiv Malzemesi Tespit Çalışması” Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce tamamlanmış ve sonrasında Kurumumuz merkez ve taşra teşkilatı evrakının saklama ve ayıklama çalışmalarında, dikkate alınması gereken hususlar hakkında Tespit Formu düzenlenmiştir.Yapılacak çalışmalarda gönderilen CD içinde bulunan ve İl Seçim Kurulu Başkanlıklarını da kapsayan Tespit Formunun dikkate alınması gerekmektedir.

            Yukarıda yapılan açıklamalar ve ekli CD içinde bulunan dosya klasörleri de dikkate alınarak uygulamaya hemen başlanması, resmi yazışmaların ve dosyalama sisteminin oluşturulan yeni mevzuata göre yürütülmesi gerekmektedir. Gönderilen CD açılamadığı veya bozuk çıktığı takdirde Başkanlığımızdan yeniden istekte bulunulmayacak, en yakın İlçe Seçim Kurulu Başkanlığı ile temasa geçilerek yeni bir kopya alınması cihetine gidilecektir.

            Bilgi edinilmesi ve gereği önemle rica olunur.          

 

 

                                                                                                                                                                                             Cengiz ERDOĞAN

                                                                                                                                                                       Yüksek Seçim Kurulu Başkanı

 

 

 

EK       :

CD (1 Adet)

 

 

 

DAĞITIM:

Gereği:                                                         Bilgi:   

- İl Seçim Kurulu Başkanlıklarına                   - Seçmen Kütüğü Genel Müdürlüğüne         

- İlçe Seçim Kurulu Başkanlıklarına               - İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığına